Aprenda como fazer reuniões eficientes e objetivas

No mundo dos negócios, as reuniões costumam ser atividades que tomam um tempo precioso de profissionais das mais variadas áreas e muitos gestores vivem se perguntando como fazer reuniões eficientes, uma vez que, se esses encontros formais não forem bem planejados, gastam tempo demais e não chegam a lugar algum.

Sabendo disso, nós separamos abaixo 6 dicas fundamentais para você que quer saber como fazer reuniões eficientes. Confira!

1. Tenha uma pauta para a reunião

Antes de mais nada, reuniões eficientes precisam de um bom motivo para acontecerem, caso contrário, não há por que investir tempo e esforços para fazer uma. Essa razão de ser se traduz em uma pauta, que serve justamente para que todos os envolvidos estejam cientes do motivo que os levou e se reunir.

Depois de documentar tudo em uma pauta, não se esqueça de comunicá-la a todos, para conhecimento prévio ao encontro; dessa forma, todos chegam preparados, o que também ajuda a otimizar o tempo.

2. Saiba gerenciar o tempo

Reuniões eficientes têm hora para começar e para acabar. Isso significa que você vai precisar gerenciar bem o tempo para que todos os temas sejam tratados dentro do horário proposto. Além de agilizar as discussões para que ninguém se estenda de forma desnecessária, é importante dividir o tempo de discussão de acordo com a prioridade de cada tema. Uma dica é utilizar um cronometro regressivo sobre a mesa, isso causará um senso de urgência e evitará distrações.

3. Chame as pessoas mais indicadas

Em muitos casos, diversas pessoas são chamadas para reuniões de trabalho simplesmente porque podem se interessar pela temática da discussão. No entanto, antes de enviar convites para uma reunião, é preciso compreender de que forma cada pessoa pode contribuir e, com isso, chamar apenas as pessoas essenciais para o tema.

4. Determine as tarefas de cada participante

Se você é quem está propondo a reunião, é preciso haver dedicação de sua parte na condução do encontro, de modo que todos os temas tenham a devida atenção. Para isso funcionar bem, você deve designar as tarefas que precisam ser cumpridas ao longo do encontro.

Alguém pode controlar o tempo gasto em cada tema e a duração total da reunião, e outra pessoa pode gerar a ata, por exemplo.

5. Atenha-se ao que está na pauta

É claro que assuntos fora do planejado surgem em qualquer tipo de reunião, mas como condutor do encontro, é importante que você tenha consciência de que o objetivo ali é discutir alguns pontos específicos. Fique atento para não gastar tempo com assuntos que não foram informados previamente aos participantes. 

Se eventualmente sobrar tempo no final, e as pessoas ainda tiverem interesse nessa pauta extra, pode valer a pena apresentar o novo tema.

6. Faça uma ata para organizar o resultado da reunião

Depois da pauta, a ata é o documento mais importante para uma reunião de negócios. Esse documento deve conter tudo o que foi discutido, de maneira que quem não participou possa ficar a par dos temas debatidos e dos resultados e conclusões de cada um deles. Entre os itens, devem estar listadas as soluções aceitas e rejeitadas (e por que), e tudo o que foi decidido ao longo do encontro.

Saber como fazer reuniões eficientes é uma das habilidades mais importantes para profissionais que pretendem tornar seus dias mais produtivos.

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Maiara Paiva