Como evitar catástrofes fazendo apresentações!

Esses dias cheguei a uma conclusão estarrecedora: uma apresentação em PowerPoint mal feita pode gerar uma catástrofe! Isso mesmo. Falo de empresas indo à falência, bens sendo penhorados, carros batendo, famílias se separando e toda sorte de desventuras dignas de um filme hype estrelado por Ashton Kutcher.

Eu explico. Eram 6 da manhã e fui tomar café numa padaria próxima. Então esses rapazes, trajando ternos e crachás, lamentavam-se na fila da tapioca: “- Rapaz, hoje é a apresentação dos meninos do financeiro, né?” disse um deles, após solicitar queijo coalho em seu quitute. “AVE MARIA! De novo? Mais duas horas perdidas na minha vida! Na última, cochilei que chega babei, sai com sono e quase bato o carro na rotatória! A mulher do Fiesta ainda saiu dizendo “os nomes” comigo!”

Eles riram da própria desgraça e foram, calmos, saborear seus lanches. Tarde demais! Eu já estava inquieto. E se ele tivesse batido o carro? E se a mulher do Fiesta estivesse indo visitar um cliente, perdesse-o e isso lhe custasse o emprego? E se fosse um engavetamento de grandes proporções? E se?!

Após essa trip pela realidade paralela do “se”, os pensamentos foram encaixando em seus devidos lugares. Na abordagem sistêmica da Administração aprendemos que um sistema vive dentro de outro e segue uma lógica sequencial, lógica essa que o matemático Edward Lorenz chamou de Efeito Borboleta, dentro da Teoria do Caos. Se trouxermos esse pensamento para dentro das empresas, encontraremos n aplicações.

Pensem vocês, ou melhor, lembrem vocês (porque desse mal todos já fomos vítimas) o quão chata foi a pior apresentação que você já viu. Aliás, você consegue nomear uma apresentação como sendo a “péssima entre as péssimas”? No meu caso é difícil, foram tantas… Pensem quanto tempo perdemos com excesso de informações, quanto gastamos nossa vista tentando enxergar o Arial 11 em um slide ou aquela bendita fonte verde-musgo num fundo preto! E quantas vezes tivemos que apertar nossos prazos porque o apresentador chegou 20 minutos atrasado na reunião, abriu um PPT de 70 slides e leu cada um deles? As vezes desconfio que o Renato escreveu Tempo Perdido após uma apresentação de resultados!

A questão é: não perdemos apenas tempo, mas também eficiência com apresentações ruins. Uma mensagem que não é passada com clareza, lógica e objetividade só tem dois resultados possíveis: ou ela vai ter que ser repassada esmiuçadamente depois (o que demanda mais tempo e recursos), ou ela vai gerar erro. E erro é atraso, erro é retrabalho, erro é stress, erro é gasto, erro é tragédia!

Sei que o apresentador tem muito com que se preocupar e às vezes o “PowerPoint” acaba sendo o de menos. Mas é preciso entender que absorvemos informações através de uma linguagem visual clean e sofisticada, um roteiro lógico, e uma oratória cativante. A boa notícia é que é fácil melhorar em cada uma dessas áreas e a HIP Brasil, empresa especialista em apresentações de alto impacto, possui a solução ideal para cada uma dessas necessidades. Da mesma forma que uma apresentação ruim pode gerar catástrofes, uma apresentação boa pode gerar resultados excelentes e inesperados!

Então mãos à obra! Que sua próxima apresentação não gere nenhuma catástrofe mas, pelo contrário, traga resultados de alto impacto para o seu negócio!